Politique de confidentialité

1 Introduction

Remarque préalable. Nous respectons la vie privée de nos clients et visiteurs de notre site Web. Nous traitons donc vos données personnelles avec soin. Par le biais de cette politique de confidentialité, nous tenons à vous informer de la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous utilisez ce site, ainsi que lorsque vous utilisez nos services.

Introduction à la protection des données personnelles. Depuis le 25 mai 2018, un nouveau règlement européen détermine vos droits en ce qui concerne vos données personnelles. Les concepts les plus importants de cette nouvelle législation (appelée RGPD) sont les personnes concernées, les données personnelles et le traitement. La personne concernée, c'est vous, la personne physique qui visite ce site ou qui utilise nos services. Vos données personnelles sont toutes les données qui vous concernent : il peut s’agir de votre nom, de votre adresse e-mail, mais aussi du fait que vous nous avez contacté via un formulaire de contact, ou du contrat que vous avez conclu avec nous. Ce que nous faisons avec vos données personnelles s’appelle le traitement. Cela va de la demande, de la conservation à l'utilisation, et autres finalités diverses.

2 Quelles données personnelles ?

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ? Nous traitons vos données personnelles afin de vendre ou de louer votre bien, de trouver un bien correspondant à vos désidérata et besoins parmi les biens que nous louons et vendons, ainsi que pour vous permettre de rester informé des biens qui peuvent vous intéresser.

Sur quelle base légale traitons-nous vos données personnelles ? Toute utilisation de vos données personnelles doit avoir une base légale, "licite". Nous traitons vos données sur base de notre intérêt légitime, de votre consentement, de la phase précontractuelle, de l'exécution d'un accord, et de l'obligation légale.

Nous avons parfois «l’obligation légale» de demander des données personnelles.
Par exemple, établir un compromis de vente nécessite votre numéro de registre national.

Pour certaines questions, telles que l'envoi de newsletter par courrier électronique, nous demandons votre consentement. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement. Cela peut être fait facilement, généralement en cliquant sur le bouton «désinscrire» que vous trouverez dans chacun de ces e-mails.

Nous conservons également des données basées sur notre «intérêt légitime». Cet intérêt légitime comprend à ce que vous pouvez vous attendre en tant que client, que nous traitions en tant qu'agents immobiliers pour effectuer correctement notre travail. Cela concerne, par exemple l'établissement de listes de candidats-acquéreurs ou d'informations spécifiques importantes dans le contexte de certains biens ou de certains clients.

Enfin, nous avons évidemment besoin de données personnelles pour pouvoir exécuter le contrat qui nous lie à vous, telles que vos coordonnées.

Quelles données personnelles conservons-nous de vous ? Les données personnelles que nous conservons à votre sujet dépendent de la relation que vous entretenez avec nous. Nous appelons cela les catégories de personnes concernées.

Relation	Description
VISITEUR	La personne physique qui visite le site sans se faire connaître et sans fournir de données personnelles.
SERVICES GRATUITS	La personne physique qui utilise nos services gratuits (tels que les recherches personnalisées, l'estimation gratuite d’un bien, le formulaire de contact) sans signer de contrat.
CANDIDAT-LOCATAIRE	Le candidat-locataire qui, dans le cadre d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d'un bien locatif en général, nous fournit des informations détaillées, et éventuellement visite un ou plusieurs biens.
CANDIDAT-ACQUÉREUR	Le candidat-acquéreur qui nous fournit des informations dans le contexte d'un bien spécifique ou dans le contexte de la recherche d’un bien en général, et visite éventuellement un ou plusieurs biens.
PROPRIÉTAIRE	Le propriétaire, avec lequel un mandat de location est conclu.
VENDEUR	Le vendeur, avec lequel un mandat de vente est conclu.
RÉSIDENT	La personne qui réside dans un bien, lorsque cette personne n'est pas le propriétaire ou le vendeur dans la transaction.
PROSPECT	La personne physique qui nous contacte ou que nous contactons en vue de la vente ou de la location d’un bien relatif à cette personne.

Nous traitons ci-dessous des différentes catégories de clients, comment nous traitons vos données personnelles, si vous pouvez vous opposer à ce traitement, et quelles en sont les conséquences. Ensuite, nous examinons les droits que vous avez à notre égard en tant que personne concernée.

Quelles données personnelles traitons-nous du visiteur ? Si vous, en tant que visiteur de notre site Web, ne partagez aucune donnée personnelle, nous ne conserverons aucune donnée personnelle. Selon les paramètres du navigateur, des cookies peuvent être placés sur l'appareil de l'utilisateur. Voir la Politique de Cookies.

Quelles données personnelles traitons-nous pour les services gratuits ? Certains de nos services sont entièrement gratuits. Dans ce cas, nous traitons uniquement les données requises pour ce service.

Ces services incluent : créer un profil, sauvegarder des recherches, demander une estimation gratuite de votre bien, remplir un formulaire de contact, s'abonner à une newsletter. Lors de la création d'un profil, les données suivantes peuvent être demandées : données d'identification et coordonnées. Lors de l'enregistrement d'une recherche, en plus d'une adresse électronique, les informations nécessaires ou utiles à la compilation de la requête demandée sont enregistrées. Une estimation gratuite de votre propriété nécessite un certain investissement et il est normal que nous puissions conserver diverses données personnelles, telles que les données du bien, les données d'identification, les coordonnées, la raison de la demande de l'estimation. La réalisation d'une estimation gratuite implique l'autorisation de collecter ces données. Une fois qu'une estimation a été faite, nous conservons cette estimation, à la fois sur la base de votre consentement et d'un intérêt légitime, et d'une éventuelle responsabilité de cette estimation.

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, nous enregistrons vos coordonnées et votre question ou commentaire ainsi que toute autre communication. Lorsque vous vous inscrivez à une newsletter, votre adresse e-mail sera enregistrée.

Sauf comme indiqué ci-dessus, tout traitement a lieu dans le cadre de votre consentement.

Nous conservons ces données personnelles tant que le traitement est en cours et jusqu'à 6 mois ou plus après votre dernière activité.

Quelles données personnelles du candidat-locataire traitons-nous ? Vous êtes un candidat-locataire dès que vous vous identifiez chez nous à cette fin. Les traitements suivants sont possibles pour un candidat-locataire : un pré-screening nous permet de compléter votre profil de locataire. Ce n'est en aucun cas une décision automatisée. Nous collectons ces informations pour vous permettre de visiter des biens pouvant répondre à vos besoins et de ne pas visiter des biens qui ne correspondent aucunement à vos besoins. Ces données personnelles peuvent comprendre : votre bulletin de salaire ou autres informations sur vos revenus, votre situation familiale, à partir de quand vous voulez louer, votre budget, ainsi que toutes les informations sur le bien souhaité. Lorsqu'un bien est visité, nous le notons également. Lors de la conclusion d'un bail, toutes les données nécessaires à la conclusion du contrat de location sont collectées et enregistrées.

Nous conservons ces données personnelles en vue de conclure éventuellement un bail. La base légale du traitement est donc la phase précontractuelle. Le délai de conservation des données personnelles est d’au moins 6 mois, mais dépend de votre niveau d'activité en tant que candidat-locataire, et peut être renouvelé raisonnablement pour établir un profil à long terme du locataire. Si, sur base de votre activité réduite en tant que candidat-locataire, nous décidons de ne plus traiter vos données, vous pouvez en être informé à l'avance. Si vous signez un bail, nous devons conserver les données personnelles au moins 10 ans, d’après notre responsabilité contractuelle.

Vous disposez d'un droit d'accès et d'un droit effectif de rectification de données objectivement incorrectes. Aucune donnée personnelle particulière n'est conservée (telles que la race, la religion, l'orientation sexuelle, l’état de santé…) à moins que vous ne le demandiez explicitement.

Quelles données personnelles du candidat-acquéreur traitons-nous ? Vous êtes un candidat-acquéreur dès que vous vous identifiez chez nous à cette fin. Nous traitons les données personnelles suivantes pour un candidat-acquéreur : nous enregistrons vos nom, adresse e-mail et numéro de téléphone mobile. Nous enregistrons vos souhaits et vos besoins concernant le bien que vous recherchez, ainsi que toute autre information que vous nous fournissez concernant votre situation ou que nous estimons être utile pour trouver un bien approprié. Si vous visitez un bien, nous enregistrons cela comme une activité liée à ce bien. Le vendeur, qui a accès au rapport d'activité via un profil en ligne, voit qu'une visite a eu lieu. Si vous faites une offre, nous garderons votre offre et la réponse du vendeur. Si une offre ou une contre-offre est acceptée, toutes les données légales requises pour établir un compromis peuvent être collectées et conservées (comme une copie de votre carte d'identité). Le compromis est également sauvegardé. Si vous avez montré un sérieux intérêt pour un bien ou si vous avez visité un bien, et si nous terminons notre mission sans vendre le bien, le vendeur recevra une liste de tous les acheteurs potentiels (sérieux) par courrier recommandé. Cette liste contient votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de téléphone portable partiellement masqué. Nous transmettrons vos coordonnées au vendeur pour un intérêt légitime impérieux, notamment en raison des conditions contractuelles dans le mandat. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous opposer à être repris sur la liste. Les précautions suivantes sont prises dans ce contexte : il est interdit au vendeur de vous contacter sur base de cette liste, il lui est également interdit d’informer qui que ce soit que vous êtes sur cette liste, ainsi que de transmettre cette liste. Après 6 mois, le vendeur est obligé de supprimer la liste ainsi que toute copie ou scan en sa possession.

De plus, il est possible que nous transmettions cette liste à un agent immobilier qui reprend le mandat, ou avec lequel nous travaillons.

Hormis ce qui a été indiqué ci-dessus, le traitement est effectué sur base de votre consentement et de notre intérêt légitime afin d'être en mesure de vous offrir un meilleur service. Vos données sont conservées pendant un minimum de 2 ans. Si vous faites une offre ferme, signez une promesse d'achat ou un compromis, nous devons conserver les données personnelles au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pourrez demander l’effacement de vos données.

Vous disposez d'un droit d'accès et d'un droit effectif de rectification de données objectivement incorrectes. À cette fin, vous devez nous fournir la preuve de votre identité, les informations correctes et, le cas échéant, une preuve suffisante de cette valeur correcte. Aucune donnée personnelle particulière n'est conservée (telles que la race, la religion, l'orientation sexuelle, l’état de santé…) à moins que vous ne le demandiez explicitement.

Quelles données personnelles du propriétaire traitons-nous ? Dans le cadre d’un mandat de location, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution du mandat de location, telles que les données du bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous obtenons concernant le bien ou d'autres informations utiles à un locataire pour votre bien. Veuillez noter que le RGPD interdit le traitement de toutes données personnelles concernant la race, la religion, l'orientation sexuelle ou l’état de santé, de sorte que les autres informations utiles que nous enregistrons ne puissent en aucun cas se rapporter à de telles données.

Les données personnelles sont conservées pour pouvoir exécuter le mandat de location. Les données personnelles sont conservées pendant au moins 10 ans, compte tenu des obligations légales dans ce domaine et de notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander l’effacement de vos données.

Si vous nous confiez l’établissement d'un CPE ou d’un certificat de conformité électrique, les données personnelles nécessaires seront transmises à notre partenaire. Si un contrat de location est conclu, les données nécessaires à l'établissement du bail seront conservées.

Si vous décidez de publier votre bien sur un ou plusieurs sites-portails immobilier, nous enverrons uniquement les détails du bien à ce site portail, et aucune autre coordonnée ou détail vous concernant.

Quelles données personnelles du vendeur traitons-nous ? Dans le cadre d’un mandat de vente, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution de ce mandat, telles que les données du bien, votre identité et vos coordonnées. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous obtenons concernant le bien ou d'autres informations utiles pour un candidat-acquéreur de votre bien. Les données personnelles sont conservées pendant au moins 10 ans, compte tenu des obligations légales dans ce domaine et de notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pour une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pourrez demander l’effacement de vos données.
Si vous nous confiez l’obtention d’un certificat CPE ou de conformité électrique, les données personnelles nécessaires seront transmises à notre partenaire. Si un compromis est conclu, les données nécessaires pour préparer le compromis seront conservées. Si vous décidez de publier votre bien sur un ou plusieurs sites-portail immobilier, nous enverrons uniquement les détails du bien à ce site portail, et aucune autre coordonnée ou détail vous concernant.

Cf. plus loin pour les informations importantes sur vos responsabilités éventuelles en tant que vendeur.

Quelles données personnelles du résident traitons-nous ? Dans le cadre d'un mandat de vente ou de location, nous conservons toutes les données nécessaires à l'exécution du mandat, dont les coordonnées du résident. Nous les conservons jusqu'à la fin du mandat. Ces données sont ensuite supprimées si vous n'avez pas d’autre relation avec notre agence.

Quelles données personnelles du prospect traitons-nous ? Nous distinguons le prospect qui nous contacte et le prospect que nous contactons. Si vous nous contactez en vue d'un éventuel mandat, nous conserverons votre identité, vos coordonnées, les informations que nous obtenons sur votre bien et toute autre information nous permettant d'évaluer votre bien et le contexte ou la raison de votre contact. Nous le faisons sur la base d'un intérêt légitime, en particulier d'un traitement efficace de ce contact sans engagement. Nous conservons les données que vous nous donnez par défaut pendant 2 ans.

Il se peut également que nous vous contactions si nous apprenons que vous comptez mettre votre bien en vente ou en location. Les coordonnées communiquées peuvent être stockées conformément au RGPD. Si vous souhaitez avoir d'autres contacts avec nous, nous traiterons vos données personnelles comme nous le faisons pour les personnes qui nous contactent spontanément. Si vous ne souhaitez plus être contacté par nous, ou seulement après un certain temps (par ex. trois mois), nous tiendrons compte de votre demande.

Et si vous appartenez simultanément à deux catégories de personnes ? Il se peut qu'au fil du temps vous apparteniez à plus d'une catégorie de personnes impliquées. Par exemple, un candidat-acquéreur peut plus tard devenir un vendeur. Dans ce cas, vos données personnelles seront traitées selon les deux catégories, avec éventuellement plusieurs bases légales. Le délai de conservation le plus long sera retenu.

Qu'en est-il des données provenant de tiers, tels que des sites-portail ? Les biens à la vente et à la location, peuvent être publiés sur des sites-portail. Les sites-portail immobilier contiennent des critères de recherche, de collection et de sauvegarde de vos coordonnées. Avec votre permission, un site portail nous donne vos coordonnées et les informations du bien qui vous intéresse.

Vous recevrez immédiatement un e-mail de notre part confirmant que nous avons reçu vos coordonnées et les informations du bien qui vous intéresse. Cet e-mail peut contenir une invitation pour consentir à recevoir automatiquement des messages de biens similaires.

Nous pouvons également vous envoyer automatiquement une série de biens similaires au bien pour lequel vous avez demandé des informations (de nombreux clients apprécient ce service). Vous pourrez toujours vous désinscrire en un clic.

Données historiques. Les données historiques sont des données personnelles contenues dans notre base de données avant le 25 mai 2018, date d'entrée en vigueur du RGPD. Pour les personnes avec lesquelles nous avons un mandat ou pour lesquelles nous avons l'obligation légale de conserver des données personnelles, nous conserverons bien entendu ces données. Pour les autres données personnelles, qui sont conservées dans notre base de données soit sur la base d’un consentement, soit sur la base de notre intérêt légitime, il est généralement difficile, voire impossible, de savoir sur quelle base nous conservons ces données. Une société a deux façons de gérer cela.

Une première solution consiste à envoyer à toute personne reprise dans ce fichier un e-mail demandant de renouveler ou de confirmer le consentement à utiliser des données personnelles. Dans ce cas, seules les données personnelles de ceux qui ont effectivement accepté seront conservées. Une deuxième manière consiste à considérer le traitement des données personnelles comme un intérêt légitime. Dans ce cas, la personne concernée a la possibilité de s'opposer au traitement à chaque contact ; cette opposition mettra fin au traitement. Chacune de ces façons de travailler peut être combinée avec une opération de nettoyage des anciennes données clients.

Nous avons opté pour la deuxième manière de traiter les données historiques. Il va sans dire que vous avez toujours le droit de demander la suppression de ces données personnelles historiques (en l'absence d'obligations légales et de contrats en cours d’exécution).

Vos responsabilités en tant que vendeur. Il est possible pour plusieurs raisons que le contrat de vente que vous nous avez confié se termine sans la vente de votre bien. Dans ce cas, vous recevrez à la fin de notre mission la liste des candidats-acquéreurs qui ont visité votre bien ou qui ont manifesté un intérêt sérieux. Cette liste contient les données personnelles de ces candidats-acquéreurs, en particulier le nom et le prénom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone mobile (éventuellement partiellement masqué).

Même en tant que particulier, vous avez des obligations en vertu du RPGD en rapport avec cette liste et en êtes le responsable. Vous êtes autorisé à sauvegarder et consulter les données personnelles de cette liste pendant 6 mois après réception. Vous n'êtes pas autorisé à communiquer ces données personnelles à qui que ce soit ou de quelque manière que ce soit, ni à les partager avec quiconque, sauf si vous contactez un agent immobilier avec lequel vous souhaitez travailler. Il vous est également interdit de rechercher activement un contact avec ces personnes. Après 6 mois, vous êtes obligé de détruire cette liste, ainsi que chaque copie, scan et photo en votre possession.

Contact. Pour toute question ou requête concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante :

Lenny Jacobs
Gotevlietstraat 53
8000 Bruges
T: +32 50 66 70 00
G: +32 497 38 48 31
E: info@houseofhouse.eu

Vos droits en tant que personne concernée. En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles. Vous avez un droit d'accès à vos données personnelles. Cela signifie que vous avez le droit d'accéder aux données personnelles que nous conservons à votre sujet. Notez que nous disposons d’un mois pour répondre à votre requête et que nous pouvons vous demander une preuve de votre identité avant de répondre à votre demande. Vous avez également droit à la rectification. Cela signifie que vous avez le droit de corriger des données personnelles incorrectes. Dans ce cas, nous pouvons vous demander une preuve de l'exactitude des données que vous fournissez. Vous avez également un droit d’effacement des données. Cela signifie que vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Veuillez noter que cela n'est pas toujours possible, surtout si nous avons l'obligation légale de conserver des données personnelles, si vous avez conclu une relation contractuelle avec nous, ou dans d’autres situations exceptionnelles. Le droit à l’effacement des données ne peut pas être utilisé pour résilier un contrat existant. Vous pouvez également vous opposer à certains traitements, notamment à des traitements que nous effectuons sur la base de notre intérêt justifié (non impérieux). Vous pouvez égalementretirer votre consentement à tout moment pour les traitements pour lesquels vous avez donné votre consentement. En ce qui concerne à la fois l'opposition et le retrait du consentement, nous cesserons le traitement s'il n'y a pas d'autres bases légales nécessitant un traitement. Enfin, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (www.privacycommission.be).

Sécurité. Vos données personnelles seront traitées confidentiellement. Elles sont également protégées de façon appropriée en fonction du risque que comporte leur traitement et, le cas échéant, stockées et sécurisées conformément aux exigences légales spécifiques.

Transfert à des tiers. Nous ne transmettrons vos données personnelles à des tiers qu’une fois votre consentement obtenu, sur base d'une obligation légale ou d'une décision judiciaire ou administrative ou comme indiqué ci-dessus dans le cadre de l'exécution du contrat.

Médias sociaux et autres tiers. Nous n'avons aucune influence sur les médias sociaux et autres services de tiers qui sont utilisés sur notre site Web, et déclinons dès lors toute responsabilité. Lorsque vous utilisez votre profil de média social, le fournisseur de médias sociaux concerné traite vos données personnelles conformément à sa politique. Nous n’avons aucune influence sur cette politique. Nous vous encourageons à lire attentivement leur politique de données personnelles.

Direct Marketing. "Direct Marketing" désigne toute communication directe entre nous et vous, qui vise à vous informer sur nos produits et services ou à mettre à jour votre profil client et qui ne sont pas des e-mails envoyés dans le cadre de recherches personnalisées que vous avez sauvegardées. Vous pouvez toujours vous opposer à l'utilisation de vos données personnelles pour le direct marketing en nous contactant à cette fin.

Modifications de cette politique de confidentialité. Nous nous efforçons de maintenir cette politique de confidentialité. Cependant, pour diverses raisons, il peut exceptionnellement être nécessaire d’en modifier le contenu. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

Disclaimer de cette politique de confidentialité. Il est possible que certaines fonctionnalités n'aient pas encore été complètement mises en œuvre ou aient été implémentées différemment de ce qui est décrit ici. Nous n'acceptons aucune responsabilité pour cela. En tout état de cause, cela n'affecte pas les droits que vous confère le RGPD et que vous pouvez exercer à partir du 25 mai 2018.